Por Juan Manuel Barrero

Conseguir fondos no es un problema con el que tengan que lidiar en la actualidad las startups de la región, ya que está demostrado que la inversión en venture capital sigue creciendo y que los buenos equipos emprendedores logran captar la atención de los fondos. Muchas de estas empresas jóvenes están bien capitalizadas y es probable que las que recién comienzan su recorrido puedan obtener recursos para crecer y alcanzar la validación y el crecimiento esperado. Sin embargo, la pasión por el pragmatismo de los emprendedores puede afectar la capacidad de planificar estratégicamente el uso de los recursos financieros. 

Tres herramientas básicas para hacer una gestión financiera eficiente son:

  1. Diseñar un plan

El plan estratégico financiero es un mapa de ruta elaborado por el CFO (gerente de finanzas) o el equipo de finanzas (en etapas iniciales recomendamos un CFO subcontratado) en conjunto con los socios. En ese documento se establecen objetivos medibles en términos cualitativos y cuantitativos. Además, refleja los plazos de cumplimiento de los objetivos para que las metas no se dilaten. En este sentido – y para no caer en frustraciones – lo ideal es que las metas sean a corto, mediano y largo plazo. Podría también llevarse con los comúnmente usados OKRs (de las siglas en inglés de Objectives and Key Results).

Si bien el plan estratégico traza un rumbo, es importante ser flexibles y entender que la coyuntura puede cambiar el escenario y modificar el recorrido ideal. Por eso, es recomendable que en el diseño del plan contemple siempre tres escenarios: lo esperado, lo posible y la catástrofe.

Dentro de este esquema de trabajo y como una forma de planificar a largo plazo, el CFO deberá incluir propuestas de financiación y un indicador que se utiliza en este tipo de empresas es el “burn rate”, que es la velocidad en que la compañía está “quemando caja”. La combinación de este indicador con la disponibilidad de caja en el banco determina un aproximado de cuánto tiempo de operación le queda a la empresa (runway).

2. Armar un presupuesto

El departamento de finanzas elabora el presupuesto general trabajando en permanente sinergia con todas las áreas de la empresa para definir sus necesidades financieras de acuerdo a sus objetivos específicos. La suma de los requerimientos de cada área conformará el presupuesto global.

En el armado del presupuesto global pueden surgir conceptos que no consideramos y que luego, en el control mensual, sorprenden con desvíos importantes: logística, costos por rotación de personal, mala comunicación, licencias que se vencen, entre otras.  Es por eso que además de incluir los presupuestos por áreas, es conveniente revisar factores como los mencionados y agregarlos como “fondos de maniobra o provisión de gastos” disponible si hubiese que pagar de inmediato todas nuestras deudas a corto plazo.

En el armado del presupuesto global es necesario considerar variables económicas, proyecciones en dólares, inflación y ajustes salariales y tener presente los objetivos de cada área para luego tomar de referencia en la presentación del presupuesto final o para el control futuro.

Una vez que tu presupuesto esté en marcha, es fundamental realizar un seguimiento periódico (quincenal, mensual, trimestral, de acuerdo al ciclo de cada empresa) para evaluar los desvíos generados y conocer el nivel de liquidez en cada momento.

3. Obtener información y tomar decisiones

En las grandes empresas, el uso de información para la toma de decisiones es esencial. En cambio, las empresas pequeñas, por lo general, producen reportes sólo cuando la información es exigida por inversores o instituciones regulatorias. En este sentido, pierden la posibilidad de tomar decisiones respaldadas por información precisa y relevante, factor clave para asignar los recursos de manera inteligente.

Las fuentes principales y típicas de información financiera surgen del análisis de:

Sistemas de gestión: son plataformas digitales que unifican la información de gestión – como los activos, pasivos y patrimonio – la procesan y generan reportes.

Extractos bancarios: información que surge de las operaciones bancarizadas (bancos, mercado pago, tarjetas, etc.) y es una fuente de información para quienes no cuentan con sistemas de gestión. Hoy ya muchos software contables en la nube sincroniza automáticamente con el banco.

Cashflow: es un reporte que refleja la disponibilidad de efectivo al día y la proyección de ingresos y egresos en el tiempo. Esta información permite evaluar la viabilidad de nuestra agenda de pagos, si es necesario tomar deuda o si podemos realizar inversiones.

Control presupuestario: es el reporte que compara lo proyectado en el presupuesto global con lo ejecutado. A partir de este análisis es posible evaluar, corregir o justificar desvíos.

Cobranzas: evaluar ciclo de cobranzas y proyección de cobros para ayudar al cashflow y acompañar al control presupuestario de ingresos.

Costos: evaluar periódicamente para ajustar costos y acompañar cashflow y control presupuestario de gastos.

Pérdidas y ganancias: ayuda a tener más visibilidad sobre el aumento/disminución de cada variable/rubro e identificar rápidamente las variables que llamen la atención.

Esta es la información financiera básica de cualquier empresa, y en el caso de las startups existen varios indicadores más específicos según su tipo, que abordaremos en otras notas.

El análisis cualitativo y cuantitativo de la información es la base para evaluar si se cumplieron las metas según lo planificado, si es necesario enderezar el rumbo o si es posible dar un paso más hacia nuevas inversiones, mercados, etc. En todos los casos, la contabilidad es una fuente de información clave e inicial para la toma de decisiones, que requiere dedicación y pericia de forma tal que sea completa y oportuna para que nos permita monitorear estas herramientas de manera constante.

Juan Manuel Barrero es vicepresidente de FIJE (Federación Iberoamericana de Jóvenes Empresarios)