Por Carlos Pitanga*

El mundo parece un lugar bastante sombrío las últimas semanas y todos hemos escuchado más veces de las que podemos contar la frase: “tiempos sin precedente”, por lo que tal vez desearíamos nunca escucharla de nuevo.  La verdad es que Covid-19 y el efecto que ha tenido en nuestras vidas diarias, en las compañías para las que trabajamos y en las comunidades en las que vivimos, verdaderamente no tienen precedentes. Se trata de situaciones y escenarios que en realidad solo hubiéramos esperado ver en una película y no como eventos reales que se presentan en nuestras vidas diarias, nunca durante nuestra vida.

Para algunos negocios pudiera ser un reto recuperarse por completo, sin embargo, siempre existe un rayo de luz incluso entre las nubes más negras.

El término “continuidad del negocio” no es nuevo, de hecho, la Organización Internacional de Normalización (ISO), la misma organización que es dueña de la norma de mayor uso en el mundo, ISO 9001: Sistemas de Gestión de la Calidad, liberó una norma en 2012 que se llama ISO 22301:2012 – Seguridad de la Sociedad – Sistemas de gestión de la continuidad del negocio que en sí se basa en dos normas británicas, desarrolladas por la institución en la que actualmente colaboro, British Standards Institution: BS 25999-1 Gestión de la Continuidad del Negocio – Código de la Práctica (2005) y BS 25999-2 Gestión de la Continuidad del Negocio – Especificación (2007).

¿Importan las normas y la continuidad del negocio en especial durante una pandemia? La continuidad del negocio contiene varios componentes, algunos de los cuales son mucho más relevantes al manejar los riesgos de una pandemia, sin embargo, más importante que la lista de componentes es cómo puede una empresa o negocio crear conciencia de la importancia de dicha continuidad del negocio y reaccionar a las interrupciones de sus operaciones de forma rápida, práctica y eficaz.

Un sistema de gestión de continuidad del negocio proporciona un marco de referencia para:

·         Comprender el contexto de la organización: Es decir, recomendaciones para comprender el contexto externo e interno de la organización.  El contexto externo incluye los entornos político, financiero, económico, tecnológico, legal y regulatorio; el contexto interno incluye la revisión del propósito y los objetivos de la organización tales como la identificación de los clientes clave y la lista de los productos y servicios críticos que deben mantenerse durante la interrupción de las operaciones, y cómo dar soporte para mantenerlos al tomar en cuenta el suministro de activos, insumos y gente.

·         Definir las estrategias y las soluciones de continuidad del negocio: Esta fase es necesaria para revisar las estrategias posibles que generarían soluciones para: (A) evitar una interrupción de las operaciones y (B) mitigar el impacto al negocio, aspectos que incrementan la resiliencia de la organización. 

·         Desarrollar una estructura de respuesta: Lo que con frecuencia se conoce como “Estructura de Respuesta a Incidentes”, básicamente se compone de equipos de trabajo con planes guía. Es esencial contar con un plan documentado para encauzar al equipo en sus acciones.  Cada plan debe incluir el propósito, el alcance y los objetivos, al igual que las acciones para ejecutar las soluciones que se seleccionaron y sus interdependencias, así como los recursos y los requisitos de reporte.  Esta es la fase en la que la empresa operará en modo de contingencia, que al final de cuentas pondrá a prueba el sistema de continuidad del negocio y la resiliencia de la organización.

·         Recuperarse de una interrupción. Es necesario planear bien el regreso a la nueva situación de “los negocios como antes” después de una interrupción.  Dependiendo de la situación pudiera requerirse la implementación de varias acciones como, por ejemplo, evaluar las nuevas capacidades de entrega y las exigencias del mercado, revisar los recursos financieros, reparar activos dañados, mudarse a las instalaciones originales de la empresa desde las temporales; presentar reclamos de seguros, recuperar información perdida, comunicarse con las partes interesadas y auditar los requisitos gubernamentales y legales potenciales.

·         Aprender: Posterior a una interrupción, la organización debe realizar una auto evaluación para recopilar y evaluar las lecciones aprendidas y mejorar las disposiciones de continuidad del negocio conforme sea necesario.

¿Se trata de una fórmula mágica? Definitivamente no.

¿Es una ruta por medio de un marco de referencia que desarrolló un equipo global de expertos el cual proporciona suficiente flexibilidad para adaptarse a las necesidades de las organizaciones grandes y pequeñas y una estructura para guiarlas en el camino? Por supuesto que sí.

Recordemos que saldremos de esto juntos. El mundo ha vivido hambrunas, guerras mundiales, pandemias y más… siempre hemos demostrado que somos resilientes y habilidosos.

*Director General, Aseguramiento América, BSI

Las opiniones expresadas son sólo responsabilidad de sus autores y son completamente independientes de la postura y la línea editorial de Forbes Centroamérica.